Besser Agieren statt reagieren

In den ganzen Jahren meiner Selbständigkeit war ich immer auch auf der Suche nach universellen Prinzipien. Mir ist aufgefallen, dass es Menschen gibt die es über lange Zeit schaffen erfolgreich und zufrieden zu sein. In der Regel kann man im Verhalten und dem Handeln dieser Menschen universelle Prinzipien entdecken, die genau dazu beitrage. Augenscheinlich gelingt Menschen, die sich nach bestimmten Prinzipien verhalten vieles ganz mühelos, wo andere kläglich scheitern.

Eines dieser für mich universellen Prinzipien lautet: besser agieren, statt reagieren!

Agieren bedeutet auf Dinge vorbereitet zu sein, Probleme frühzeitig zu erkennen und die Aktivitäten gezielt und konstruktiv zu steuern!  Das ist allemal besser als Spielball der Umstände zu sein. Zu diesem Spielball wird man leicht, wenn man nicht frühzeitig notwendige Überlegungen anstellt und erforderliche Maßnahmen daraus herleitet. Gerade bei Krisen, die man schwer vorhersehen kann und  an denen man oft nicht selbst schuld ist, zahlt sich dieses Prinzips besonders aus. Dabei ist es egal was die Gründe für die Krise oder die daraus resultierende Probleme sind.

Befass dich mit Dingen eh´ sie sich zeigen; Bring sie in Ordnung eh´ Unordnung herrscht. (Lao Thse)

Eine Voraussetzung, die dich in die Lage versetzt zu agieren, statt nur zu reagieren, ist ein vorausschauendes Risikomanagement. Jeder Selbstständige Unternehmer sollte sich überlegen aus welchen Bereichen sich Risiken für seinen Geschäftsbetrieb  oder gar seine Existenz ergeben. Unternehmen und Unternehmer die Jahrzehnte geschäftlich überleben, haben dies nicht aus Glück oder nur zufällig erreicht. Ich kenne zumindest keinen, bei dem dies der Fall war.  Alle Erfolgreichen haben sich immer wieder Gedanken über unterschiedliche Einflussfaktoren auf ihr Geschäft gemacht und wie sie damit umgehen. Dabei spielen unterschiedliche Aspekte eine Rolle. Es gilt die Art von Risiko, die Wahrscheinlichkeit des Eintretens und die Bedrohung für die eigene Existenz durch unterschiedlichste Ereignisse zu überlegen, aufzuschreiben und zu bewerten.

Dabei gibt es viele kleinere Risiken, die offen auf der Hand liegen und für die man bereits Lösungen hat, oder diese schnell bereitstellen kann, aber es gibt auch Geschäfts-Risiken die sich über kurz oder Lang zur existentiellen Bedrohung auswachsen können:

  • Defekte EDV, oder einen Datenverlust
  • Qualitäts-Probleme mit den eigenen Produkten oder Dienstleistungen
  • Probleme mit Kundenreklamationen
  • Probleme mit Fertigungsabläufen oder der Logistik
  • Probleme mit dem Finanzamt
  • Probleme mit Behörden (Aufsichts/Gesundheitsbehörden)
  • Weggang eines oder mehrerer wichtiger Mitarbeiter oder Kunden
  • Wegfall wichtiger Beschaffungsmöglichkeiten oder Lieferanten
  • Veränderungen in der Branche und des Gesamtmarktes
  • Veränderungen bei der Risikobereitschaft von Kapitalgebern
  • Probleme durch Naturkatastropen

und einiges anderes mehr…

Ihr seht schon, man wird hier Sachverhalte entdecken die einfach zu lösen sind. Aber ihr könnt euch vorstellen dass hier auch Punkte dabei sind, die sich die euch Kopf und Kragen kosten können wenn es blöd läuft! Und wann können solche Ereignisse sich zu einem existenziellen  Problem auswachsen ?

Genau, wenn man bei Eintreten des Sachverhaltes nicht planvoll und vorbereitet agieren kann, sondern nur noch mehr oder weniger aus der Not heraus und oft chaotisch reagiert.  Agieren bedeutet auf die Dinge möglichst gut vorbereitet zu sein und im Bedarfsfall kontrolliert bestimmte Maßnahmen ergreifen zu können. Beispiel: Gibt es einen Datenverlust durch eine Defekte Festplatte, oder einen Virus ist man gut beraten wenn man einen Notfallplan und ein gutes Backup hat. In diesem Fall arbeitet man den zuvor erstellten Plan ab und spielt sein aktuelles und möglichst intaktes Backup ein. Hat man sich diesen Sachverhalt vorher nicht genau durchdacht, dann hat man weder einen Notfallplan, noch vermutlich ein brauchbares Backup das man einspielen kann, oder es fehlen dir irgendwelche Passwörter, oder Nummern zu Servicedienstleistern, denn natürlich befinden die sich bei den Daten die gerade nicht benutzt werden können  😉  Eine derartige Situation wird wahrscheinlich nicht direkt existenziell sein, aber sie kann SEHR teuer werden und sie kann zu SEHR großem Ärger mit Kunden oder Lieferanten führen.

Bei der kleinen Aufzählung oben, die noch keinesfalls vollständig ist hat es auch einige dabei die sehr wohl existentiell werden können, und zwar dann, wenn die Problemlösung länger dauert, wie man liquide ist !  Eines der größten Risiken fürs unternehmerische Überleben ist dies dass einem das Geld ausgeht, während man noch verwirrt nach Lösungen sucht oder an einer solchen arbeitet. Deshalb ist eine Risikoabschätzung so wichtig. Habe ich ein Risiko vorher bewertet (Kosten und Problemlösungsdauer im Best/Worst Case Szenario), dann weis ich welche Mittel und welche “finanzielle Reichweite” ich unter Umständen brauche. Ich behaupte mal die meisten fragen sich jetzt – wovon redet der überhaupt und können sich überhaupt nicht vorstellen dass es Sinn macht für solche Gedanken Zeit und Geld aufzuwenden ;-).

Klar, wenn man Glück hat, waren die Gedanken und Maßnahmen eines vorausschauenden Unternehmers vielleicht unnötig. Man kommt als “Hans im Glück” auch ohne das ganze über die Runden und kann sich immer wieder so durchmogeln, indem man kurzfristige und so gute es eben geht auf immer wieder auftretende kleinere  Probleme reagiert. Aber eines kann ich euch versprechen. Wenn ihr lange genug Unternehmer seid, kommt irgendwann nach einigen Jahren ein Problem “ums Eck” was euch an den Abgrund führt. Und wie es immer ist in solchen Fällen, ein Problem, mit dem ihr am allerwenigsten gerechnet habt und auch nicht in diesem Moment!  Und zu allem Überfluss werdet ihr erleben, dass sich zum Hauptproblem noch weitere dazu gesellen werden, sodass die “Kacke”, wenn schon dann richtig am Dampfen Ist 🙂

Einige Beispiele wie man agieren kann statt nur zu reagieren und wie du die Voraussetzungen dafür schaffst:

  • Du hast deine Geschäftszahlen und die für deine Geschäftsentwicklung wichtigen Kennzahlen immer im Blick
  • Du kannst eine Bilanz lesen und musst dir die Positionen von Bilanz und G+V nicht vom STB erklären lassen 😉
  • Du hast jederzeit deine Liquidität ständig im Blick und kalkulierst diese mindestens einige Monate, größere Posten auch für ein Jahr im Voraus.
  • Du arbeitest an einer finanziellen Reichweite  von  Monaten. Das bedeutet, dass du nach Wegfall der variablen Kosten mit deinem finanziellen Polster sechs Monate deine Fixkosten decken kannst und damit überlebst.
  • Du pflegst mit deinen Geschäftspartnern (Kunden, Lieferanten, Banken, Geldgebern) eine partnerschaftliche und offene Beziehung
  • Du versuchst allzu große Abhängigkeiten von einzelnen Kunden, Lieferanten, Banken, Geldgebern etc. zu vermeiden.
  • Du hast die Entwicklung deiner Branche, deines Marktes und deiner Vertriebskanäle ständig im Blick
  • Du machst dir ständig Gedanken über neue Produkte, neue Geschäftsfelder, neue Vertriebskanäle und neue Zielgruppen und zwar bereits dann wenn es noch überhaupt nicht nötig erscheint, weil das traditionelle Geschäft und der ja so gut läuft und dir die Kunden dein Produkt “aus den Händen reissen”   Sei dir klar darüber dass das in einigen Jahren völlig anders sein kann und dass du zeit brauchst dich darauf vorzubereiten!
  • Du arbeitest ständig an der Optimierung deiner Prozesse, an Produktivitätssteigerungen und Innovationsmöglichkeiten, obwohl es nicht nötig erscheint, weil du ja im Geld schwimmst. Denke daran dass es leichter ist Kosten aufzubauen, als sie in einer unweigerlichen Krise wieder abzubauen!
  • Du hast Finanzierungen nicht auf Kante genäht und hast jederzeit bei der Kapitalbeschaffung und in deinen Verträgen so viel Spielraum, dass du auch überleben kannst wenn mal was verrutscht und wichtige Einnahmen nicht wie erwartet eintreffen, oder unerwartet (was normal nicht passieren sollte) größere  Ausgaben notwendig werden.

Denke immer an den Spruch: erstens kommt es anders, zweitens als man denkt 😉  Und es ist an dir durch geeignete Planung und Maßnahmen soviel vorweg zu nehmen dass möglichst kein Ereignis dich in existentielle Probleme bringt.

Kleines Beispiel noch aus meinem eigenen Erleben. Heute jammern ja alle Einzelhändler dass ihnen die Felle davon schwimmen und die Kunden immer mehr “im Internetversand”  kaufen. Ich gehe nicht davon aus dass sich an dieser Situation noch einmal viel verändert und es für den kleinflächigen Einzelhandel alter Couleur nochmal besser wird. Leider hält sich meine Bedauerung in Grenzen, denn diese Entwicklung ist bereits seit 15 Jahren im Gange und hat sich zuletzt weiter zugespitzt. In meiner Eigenschaft als IT Berater hatte ich auch kleinere stationäre Einzelhändler und Betriebe des herstellenden Gewerbes als Kunden. Alle meine Kunden habe ich auf die Entwicklungen im Internethandel eindringlich hingewiesen, da ich ja aus persönlicher Erfahrung seit 2004 erlebt habe was hier im Gange ist. Leider wurden meine Anregungen in diese Richtung aktiv zu werden, Knowhow aufzubauen und damit einen eigenen Versuch im Online-Direktvertrieb zu starten unbeachtet verworfen!  Die Argumente waren: Man hätte keine Ahnung von diesen Dingen, man hätte keine Zeit sich um sowas zu kümmern, es wäre ja unsicher ob sich die Investition in Zeit und Geld jemals auszahlen würde….. und vieles mehr 🙂

Was sage ich dazu:

  1. Wenn man mit etwas neuem startet hat man meist noch keine Ahnung davon, aber das Knowhow wächst schnell, wenn man anfängt sich ernsthaft mit bestimmten Themen zu beschäftigen. Ich kann mich noch dran erinnern wie Anfangs der 2000er Quelle und Neckermann stolz waren auf ihren vermeintlichen Vorsprung im Versandhandels Knowhow, gegenüber damaligen Newby´s wie Amazon und andere neue Onlinehändler. Was passiert ist weis jeder.
  2. Zeit sich mit Neuem zu beschäftigen haben Kleinunternehmer nur selten, der Tag ist meist zu kurz und die alltägliche Routine frisst die Zeit, so scheint für neues wenig übrig, vor allem wenn es erstmal noch nix bringt. Aber jeder hat sicher Arbeiten oder Geschäftsbereiche die eigentlich wenig Sinn machen und die wenig bringen. Trotzdem wird dafür Zeit geopfert, weil man die Bereiche entweder nicht kennt, oder weil man Veränderungen nicht in Angriff nehmen will. Wer jedoch diese sinnlosen Zeitfresser ausmerzt kann unter Umständen ganz schnell 2 Stunden am Tag gewinnen, in denen er sich mit neuen Ideen, Zielgruppen, Geschäftsfeldern oder Vertriebskanälen beschäftigen kann.
  3. Nicht alles was man anfängt wird gleich erfolgreich, sonst wäre es einfach 😉 Oft braucht man Durchhaltevermögen und man darf auch die Lust an etwas nicht zu schnell verlieren, wenn sich nicht schnell der erhoffte Erfolg einstellt. Aus dem Grund sollte man seine anfänglichen Umsatz oder Gewinn-Erwartungen auch nicht zu hoch ansetzen. Zuerst solltest du mal an deinen Leistungen und deinem Nutzen für die Zielgruppe arbeiten. Wenn dieser zwingend ist und du einiges Knowhow aufgebaut hast wie andere von deinen Produkten und Leistungen erfahren, dann wird sich auch der Erfolg einstellen. Und wenn nicht ist ständige Modifikation oder ein neues Konzept angesagt!

Die Veränderung und Erneuerung eines Unternehmens sollte ein ständiger Prozess sein!

Am leichtesten läuft Weiterentwicklung wenn sie spielerisch erfolgen kann. Wenn noch Spaß, Kreativität und ausreichende finanzielle Ressourcen vorhanden sind. Merke dir: Wenn du erst in der Krise steckst, deine Geschäfte immer schlechter laufen und an allen Ecken das Hemd zu kurz wird – und du bereits mit dem Rücken zur Wand stehst, dann kommen selten die guten Ideen, welche die Erlösung bringen.

Das Prinzip: “Agieren statt reagieren” welches ich oben an überwiegend unternehmerischen Sachverhalten erläutert habe, kannst du genauso auf deine privaten Beziehungen, deine Partnerschaft und deine Gesundheit übertragen. Auch dort wird sich die positive Wirkung dieses Prinzips für dich entfalten, wenn du es berücksichtigst. Jeder der eine stabile und harmonische Partnerschaft, gute Verhältnisse innerhalb der Familie oder eine stabile Gesundheit hat wird dir bestätigen dass derartiges nur selten Zufall ist und nicht einfach “vom Himmel” gefallen kommt 😉  Frühzeitig über Probleme reden, oder diese überhaupt erst zu erkennen und dann das gebotene zu tun, ist auch in den privaten Bereichen der Schlüssel zu erfolgreichen Beziehungen, zu Vitalität und mehr Lebensfreude.

Handeln ohne zu Denken richtet den meisten Schaden an auf dieser Welt

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